Egy jó rendezvény sosem a véletlen műve. Ha tökéletesen hajtogatott szalvéták vannak az asztalon, azzal valaki órákat bíbelődött. Ha a különböző standok szellősen, könnyen megközelíthetően vannak elhelyezve, akkor azok elhelyezése precízen történt, pontos tervek és számítások alapján.
A rendezvényszervezés nem nagy ördöngösség, de azért leírunk 10 hasznos tippet, amivel egyszerűbb felkészülni egy rendezvény lebonyolítására.
- Kezdj hozzá időben! Nincs olyan, hogy túl korán kezdesz el szervezni. Egy nagyobb rendezvény megkívánhat 4-5 hónap előre szervezést. De egy kisebb rendezvénynél is kívánatos az 1-2 hónapos tervezési időszak. Ezen időszak alatt már érdemes leszerződni a helyszínre és a rendezvény gerincét adó árusokkal, illetve a különböző szolgáltatókkal, mint például az ugrálóvár bérléssel foglalkozó, vagy az étkeztetést ellátó cégekkel.
- Készíts egy tervet! Haladj visszafelé! Kezdd az esemény napjával, szedd össze, hogy addigra miknek kell teljesülniük, hogyan fog működni a rendezvény, hol lesz a helye a különböző sátraknak, pultoknak, ugrálóváraknak vagy egyéb szórakoztató elemeknek. Ezeket szedd pontba, majd ezekből készíts egy ellenőrző listát, a feladatokhoz rendelj egy felelőst és határozz meg egy határidőt, amikorra el kell készülniük. Ezek a határidők referenciaként fognak szolgálni, de kis mértékben változhatnak. Az ellenőrző listán szép sorban haladva a felelősök kipipálják az elvégzett teendőket, így könnyedén lehet ellenőrizni és kontrollálni a haladást.
- Oszd meg és uralkodj! A rendezvény különböző részeit különböző emberek ellenőrzése alá érdemes vonni. Ha mindenki a puzzle különböző elemeit birtokolja (mint például előkészítés, étkeztetés, beléptetés), akkor sokkal kisebb a valószínűsége, hogy kimarad valami, vagy valaki elfelejt valamit, hiszen mindenki csak egy területért felel, arról nem is beszélve, hogy neked is egyszerűbb így kontrollt rakni a rendezvényre.
- Tedd közösségivé! Tetszik vagy sem, manapság mindenki a Facebook-on, Twitter-en, és egyéb közösségi hálózatokon lóg. Kár is lenne egy ilyen hatalmas területet és ekkora lehetőséget figyelmen kívül hagyni. Érdemes a Facebook-on létrehozni egy eseményt a rendezvény részére, ahol a vendégeid jelezhetik részvételüket, „becsekkolhatnak”, és észrevételeiket, élményeiket megoszthatják veled és másokkal hozzászólások formájában. Twitteren is csinálhatsz egy hashtag-et az eseménynek, ezzel is biztosítva, hogy kedvükre „csipoghassanak” a vendégek a rendezvényedről.
- Állíts össze egy súgót! Sokszor hiába tervez az ember hónapokig, a rendezvény lebonyolítása közben sokszor üthet be a krach. Az ilyen esetekre nem árt előre felkészülni, és készíteni egy kis dokumentumot, amiben helyet kapnak a partnercégek, árusok elérhetőségei. Megfelelő méretű rendezvénynél akár egy kinyomtatott térkép is hasznos lehet. A főszervezők elérhetőségeit is magadnál tarthatod, hogy vendégeid egyszerűbben fel tudják venni a kapcsolatot velük probléma esetén.
- Mindenre legyen B terv! Valami késhet, valami esetleg oda sem fog érni, és könnyen előfordulhat, hogy valami nagy-nagyon nem úgy sikerül, ahogy az el volt tervezve. Szedd össze azokat a dolgokat, amik a legkritikusabban befolyásolják a rendezvényedet, és dolgozz ki mindegyikre egy alternatív tervet vész esetére!
- Fusd végig a rendezvényt fejben! Pár héttel az esemény előtt fusd át az egész rendezvényt gondolatban töviről-hegyire. Kezdd egészen a kipakolásnál/felállításnál és haladj rajta végig egészen az elbontásig. Meg fogsz lepődni, hogy hány olyan dolgot fedezel fel, amik tipikusan csak a helyszínen szoktak kiderülni. Érdemes ezt megismételni pár nappal a rendezvény előtt is, hogy teljesen naprakész és felkészült legyél.
- Fotózz, fotózz, és fotózz! Egy kép többet mond ezer szónál – ez egy elcsépelt mondat, de ettől függetlenül igaz ráadásul pont ide illik. Képekkel nagyon hatékonyan és ízlésesen lehet kommunikálni a rendezvényed sikerességét. Ha belefér a keretbe, akkor felfogadhatsz profi fotóst is, ha nem, akkor egy művészibb hajlamokkal megáldott munkatársad kezébe nyomj egy jobb minőségű fényképezőt, és vele fotóztass. Sok látogató számára meg sem történt az esemény, ha nem készültek róla képek, amiket vissza tud nézni.
- Csinálj egy eseményösszesítőt, amilyen gyorsan csak lehet! Végigcsináltál egy egész rendezvényt, lezártad, elpakoltál, és végre fellélegezhetsz. Normális, hogy ki akarod magad fújni végre valahára. Pedig ilyenkor érdemes még egy nagy levegőt venni, másnap korán kelni és gyorsan elkészíteni egy eseményösszesítőt. Meg kell egyezni a fotóssal, hogy pár képet már másnap adjon át, amiből el lehet készíteni az összesítőt, illetve ha saját magatok fotóztatok, akkor azokból össze lehet válogatni. Így amíg a résztvevőid a tökéletesen kivitelezett rendezvényed fáradalmait pihenik ki, közben kapnak egy ízlésesen összeállított összesítőt, ami áttekintést ad nekik a rendezvény főbb pontjairól, eseményeiről.
A közösségi oldalakra is érdemes feltenni az összesítőt, had terjedjen a híre a sikeres rendezvénynek. - Miután mindennel végeztél ess össze és aludj napokig 🙂
Vélemény, hozzászólás?